Wenn der Abteilungsleiter mal wieder nervt, die Kollegen einem die ganze Arbeit überlassen und man den Sonntag schon nicht mehr genießen kann, weil am Tag darauf wieder Montag ist, dann kommt einem schnell der Gedanke, wie schön es doch wäre, sein eigener Chef zu sein.
Wenn man dann auch noch zu den wenigen konsequenten Menschen gehört, die solche Gedanken wirklich in die Tat umsetzen möchten, sieht man sich allerdings in der Regel meist deutlich größeren Herausforderungen gegenüber, als erwartet. Während man nämlich – hoffentlich – weiß, was man machen will und wie man an das notwendige Startkapital kommt, wird der bürokratische Aufwand der Unternehmensgründung häufig unterschätzt.
Die lästigen Formalitäten, die damit einhergehen, können einem nämlich im Nachhinein böse Kopfschmerzen bereiten, wenn man sie im Vorfeld nicht ernst (genug) nimmt. Damit Dir der Start in die Selbstständigkeit gelingt und auch mit dauerhaftem Erfolg belohnt wird, musst Du vier wichtige Schritte absolvieren.
Erster Schritt: Gewerbeberechtigung
Unabhängig davon, was genau Du machen willst, brauchst Du zunächst einmal eine Gewerbeberechtigung. Dabei unterscheidet man zwischen freien Gewerben, reglementierten Gewerben und Rechtskraftgewerben.
Für ein freies Gewerbe brauchst Du keinen Befähigungsnachweis, die einzige Voraussetzung ist die Anmeldung selbst. Darunter fallen zum Beispiel viele kreative Tätigkeiten, wie in der Filmproduktion, Grafik oder Werbung. Eine genaue Liste findest Du hier. Wenn Du ein freies Gewerbe anmeldest musst Du allerdings aufpassen, dass Du keinerlei Tätigkeiten ausübst, die teilweise unter ein reglementiertes Gewerbe fallen, selbst wenn es sich nur um „Hilfsarbeiten“ handelt, die mit Diener Hauptleistung nichts zu tun haben. Deshalb solltest Du bereits an dieser Stelle ganz konkret wissen, was Du in welchem Umfang machen willst. Eventuell kannst Du reglementierte Tätigkeiten auch auslagern.
Bei den reglementierten Gewerben wird die Sache allerdings wesentlich komplexer. Hier brauchst Du zur Ausübung einen Befähigungsnachweis. Was alles darunter fällt, kannst Du hier nachlesen. Die genaue Form des jeweils notwendigen Befähigungsnachweises ist je nach Gewerbe unterschiedlich. Außerdem gibt es hier einige Sonderfälle, in welchen auch hier kein Befähigungsnachweis notwendig ist. Zum Beispiel wenn das Gewerbe in Form eines Industriebetriebes ausgeübt wird, aber auch, wenn man bereits ein reglementiertes angemeldet hat und noch ein weiteres, damit verbundenes ausüben möchte. Wenn Du bei der Gründung nicht allein bist, sondern zusammen mit anderen ein Unternehmen auf die Beine stellst, kann es auch ausreichen, wenn nur einer der Gesellschafter den Befähigungsnachweis mitbringt.
Bei Rechtskraftgewerben brauchst Du zusätzlich zum Befähigungsnachweis außerdem noch eine Zuverlässigkeitsprüfung. Bei dieser handelt es sich um eine rechtliche Überprüfung Am besten informierst Du Dich darüber bei der örtlichen Wirtschaftskammer. Diese kann Dir auch bei der Suche nach Investoren helfen.
Zweiter Schritt: Geschäftspartner und Rechtsform
Wenn man sich selbstständig machen will, ist man natürlich voller Enthusiasmus und ungeduldig darauf, endlich loslegen zu können. Doch gerade in der Anfangsphase passieren oft gravierende Fehler, welche mitverantwortlich dafür sind, dass fast die Hälfte aller Neugründungen innerhalb von 6 Jahren aufgegeben werden müssen. Bedenke also: Die Entscheidungen, die Du ganz am Anfang triffst, werden sich langfristig auf Deinen Erfolg auswirken. Eine dieser Entscheidungen ist die Wahl der richtigen Rechtsform.
Die erste Frage, die Du Dir in diesem Zusammenhang stellen solltest ist, ob Du allein durchstarten willst oder lieber im Team gründen möchtest. Das hängt natürlich auch davon ab, inwieweit sich Deine Geschäftsidee im Alleingang verwirklichen lässt und ob Du alle notwendigen Fähigkeiten selbst mitbringst. Partner ins Boot zu holen bringt sowohl Vor- als auch Nachteile.
Zu ersteren gehört, dass man sich gegenseitig ergänzt, was Erfahrung, Wissen und Fähigkeiten betrifft, Aufgaben, die einem nicht liegen, abgeben kann und nicht 365 Tage im Jahr absolut unabkömmlich ist. Außerdem kann man flexibler auf Veränderungen reagieren und tut sich auch leichter, das notwendige Kapital aufzubringen. Auch gilt: Geteiltes Risiko ist geringeres Risiko. Nachteilhaft ist natürlich, dass man auch die Kontrolle teilen muss. Man haftet außerdem nicht nur für eigene Fehler, sondern auch die anderer mit.
Prinzipiell gilt: Wenn Du Dir einen Partner mit ins Boot holst, muss dies jemand sein, dem Du auch vertrauen kannst. Es mag vielleicht etwas übertrieben klingen, aber eine geschäftliche Partnerschaft kann durchaus mit einer Ehe verglichen werden. Drum prüfe, wer sich ewig bindet. Dazu gehört auch, sich bereits im Vorfeld zu überlegen, welche persönlichen Konsequenzen ein Zerbrechen der Partnerschaft nach sich ziehen würde.
Was bedeutet dies nun für die Wahl der idealen Rechtsform? Die Entscheidung für oder gegen eine Partnerschaft ist der erste Filter. Bei der weiteren Auswahl spielen vor allem betriebswirtschaftliche Überlegungen und Haftungsfragen eine Rolle. Im Folgenden also ein kurzer Überblick über die wichtigsten Rechtsformen.
Die häufigste Variante für Einzelkämpfer ist das Einzelunternehmen (e.U.). Als Einzelunternehmer bist Du alleiniger Inhaber und damit auch unbeschränkt mit Deinem Privatvermögen haftbar. Dafür steht Dir aber auch der gesamte Gewinn zu. Natürlich kannst Du aber trotzdem Mitarbeiter einstellen, wenn Arbeitspensum und Tätigkeitsumfang Deine eigenen Kapazitäten und Fähigkeiten übersteigt. Als Einzelunternehmer bist Du auch Sozialversicherungspflichtig und wirst zur Einkommensteuer veranlagt. Hier gibt es zwar Ausnahmen, auf die einzugehen würde hier allerdings den Rahmen sprengen.
Wenn Du zusammen mit einem Partner gründest, gibt es mehrere Möglichkeiten. Eine davon ist die offene Gesellschaft (OG). Die Gesellschafter, also Du und alle weiteren Inhaber, haften auch hier mit ihrem Privatvermögen. Das Gute an einer OG ist, dass sie unkompliziert zu gründen ist und es beim Vertrag keine Formvorschriften gibt. Außerdem bist Du erst ab einem Jahresumsatz von 700.000 Euro bilanzierungspflichtig, was Dir viel Buchhaltungsaufwand erspart. Überdies muss nur einer der Gesellschafter über die gewerberechtliche Befähigung verfügen.
Die mit Abstand häufigste Rechtsform ist die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Der Grund dafür ist naheliegend; die Haftung beschränkt sich auf die Gesellschaft, das heißt, das Risiko bleibt auf die Kapitaleinlage beschränkt, welche die Gesellschafter bei der Gründung leisten müssen. Dies gilt allerdings nicht für den handelsrechtlichen Geschäftsführer. Darüber hinaus entstehen bei der Gründung einer GmbH auch noch Notariatskosten, da der Gesellschaftsvertrag hier an Formvorschriften gebunden ist und damit ein Notariatsakt benötigt wird. Es besteht außerdem eine prinzipielle Bilanzierungspflicht. Unterm Strich ist die Gründung einer GmbH also erst ab einer gewissen Gewinngrenze sinnvoll.
Darüber hinaus gibt es natürlich noch zahlreiche weitere Rechtsformen, die alle ihre spezifischen Vor- und Nachteile haben. Wenn Du unsicher bist, was für Dein Unternehmen am sinnvollsten ist, hilft Dir ein guter Steuerberater gern weiter.
Dritter Schritt: Sozialversicherung
Über zu hohe Steuern wird oft und gern gejammert. Dabei wird oft übersehen, dass der größte Brocken der Abgabenlast in der Regel auf die Sozialversicherung entfällt. Auch als Gewerbetreibender bist Du natürlich in der Kranken- Pensions- und Unfallversicherung pflichtversichert. Du bist als Neuunternehmer dazu verpflichtet, Dich innerhalb eines Monats nach Erlangung Deiner Gewerbeberechtigung bei der SVA der gewerblichen Wirtschaft anzumelden.
Für Jungunternehmer gelten in den ersten drei Jahren reduzierte Beitragsgrundlagen. Das hilft Dir zwar über die turbulente Anfangsphase hinweg, Du solltest Dich aber nicht daran gewöhnen. Generell solltest Du als Unternehmer immer persönliche Rücklagen für die Sozialversicherung bilden, etwa indem Du den voraussichtlichen Beitrag immer gleich auf ein Sparkonto umbuchst. Das mag banal klingen, aber für viele weniger vorausschauende Unternehmer ist die Quartalsabrechnung der SV eine eiskalte Dusche.
Bedenke auch, dass die Bemessung Deines Beitrages auf Basis Deines Einkommenssteuerbescheides erfolgt. Da der aber in der Regel erst ein oder sogar zwei Jahre später vorliegt, handelt es sich bei den vierteljährlichen Vorschreibungen um vorläufige Beiträge. Deshalb besteht die Gefahr, dass nach Vorliegen der Steuererklärung plötzlich eine große Nachzahlung ins Haus flattert. Wenn Du also aufgrund Deines erwirtschafteten Einkommens weißt, dass die laufenden SV-Beiträge zu niedrig bemessen sind, ist es klug einen entsprechenden Betrag regelmäßig auf die Seite zu legen, damit Dich die Nachzahlung nicht in Bedrängnis bringt. Auch bei solchen betriebswirtschaftlichen Überlegungen kann es sinnvoll sein, sich fachlichen Rat von einem Steuerberater zu holen.
Vierter Schritt: Steuern
Während es für viele zu einem der größten Vorteile unselbstständiger Tätigkeit zählt, sich nicht um die Steuern kümmern zu müssen, wirst Du als Unternehmer natürlich nicht so leicht an diesem Thema vorbeikommen. Du brauchst zwar kein Steuerexperte zu werden, ein paar Grundlagenkenntnisse solltest Du Dir aber unbedingt aneignen.
Die wichtigste Abgabe, die Dich als Unternehmer rund um die Uhr begleiten wird, ist die Umsatzsteuer. Denn während Einkommens-, beziehungsweise Körperschaftsteuer erst anhand der eingereichten Steuererklärungen veranlagt wird, ist die Umsatzsteuer von Anfang an relevant. Denn wenn Du Deinen ersten Kunden hast und somit Deine erste Rechnung stellst, musst Du bereits wissen, wo Du im Hinblick auf die Umsatzsteuer stehst, denn diese muss auf jeder einzelnen Rechnung ausgewiesen werden.
Zwar gibt es für manche Berufsgruppen, sowie Kleinunternehmer Befreiungen, aber auch dieser Umstand muss auf einer ordnungsgemäßen Rechnung aufgeführt werden. Bei der Gründungsbetreuung, beziehungsweise dem Erstgespräch mit Deinem Steuerberater, sollte daher umfassend auf diese Thematik eingegangen werden.
Die Umsatzsteuer ist aber für dich als Unternehmer nicht nur wichtig, weil Du sie dem Finanzamt melden und bezahlen musst, sondern weil Du sie Dir für betrieblich gekaufte Waren und Leistungen als Vorsteuer wieder zurückholen kannst. Das bedeutet, dass Dir die Umsatzsteuer, die im Rechnungsbetrag enthalten ist, vom Finanzamt erstattet wird. Dazu müssen aber ein paar Dinge beachtet werden, insbesondere in Bezug auf die Rechnung. Denn wenn Deine Lieferanten ihre Rechnungen nicht ordnungsgemäß ausstellen, verlierst Du das Recht auf den Vorsteuerabzug.
Deshalb ist es so wichtig, dass Du alle erhaltenen Rechnungen immer kontrollierst und Deine eigenen Ausgangsrechnungen sorgfältig erstellst. So bleibst Du nicht auf Deiner Vorsteuer sitzen und vermeidest Probleme mit dem Finanzamt. Grundsätzlich ist es also ratsam, bereits im Vorfeld der Unternehmensgründung abzuklären, welchen umsatzsteuerlichen Regelungen Deine unternehmerische Tätigkeit unterliegt, damit Du auch von Anfang an korrekte Rechnungen ausstellen und Dir die Vorsteuer zurückholen kannst.
Ebenfalls wichtig ist es natürlich, die Fristen zur Meldung und Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen (UVA) einzuhalten. Denn der Fiskus versteht bei verspäteter Abgabe oder Zahlung keinen Spaß und das kann teuer werden. Ob Du die UVA monatlich oder quartalsweise abgeben musst, hängt von Deinem Jahresumsatz ab. Den kannst Du am Anfang natürlich noch schlecht abschätzen, weshalb es auch hier wieder einmal Sinn macht, sich von einem Experten beraten zu lassen. Zeitpunkt für die Meldung und Zahlung der Umsatzsteuer ist immer eineinhalb Monate nach Ende des Meldezeitraumes.
Bei einer monatlichen Erklärung ist also beispielsweise die Jänner-UVA am 15. März fällig. Du hast also immer genügend Zeit, alle Unterlagen an Deinen Buchhalter, beziehungsweise Steuerberater zu übermitteln. Du solltest jedoch der Versuchung widerstehen, deshalb bis zur letzten Sekunde mit der Übermittlung der Buchhaltungsunterlagen an Deinen Buchhalter zu warten. Zum einen, weil Korrekturen oder Nachreichungen nötig sein können, zum anderen aber auch, weil sich Qualität und Zeitmangel naturgemäß nicht allzu gut vertragen.
Ein Basisverständnis der Steuerthematik verbessert auch Deinen unternehmerischen Spielraum und Deine Fähigkeit, mittel- und langfristig, sowie betriebswirtschaftlich sinnvoll zu planen. Selbst wenn Du einen Steuerberater engagierst, solltest Du trotzdem fähig und willens sein, ein paar grundlegende Aufgaben selbst zu übernehmen. Ansonsten kann es sehr teuer werden. Bedenke, dass die meisten Tätigkeiten eines Buchhalters oder Steuerberaters streng nach Zeit abgerechnet werden und Pauschalen unüblich sind. Du kannst also viel Geld sparen, wenn Du selbst zumindest rudimentäre Buchhaltungskenntnisse mitbringst und beispielsweise Deine Belege nach Datum und Buchungskreis sortiert dem Buchhalter übergibst. Für komplexere steuerliche Angelegenheiten – wie eben auch umsatzsteuerliche Belange – solltest Du aber gerade am Anfang auf einen Steuerberater zurückgreifen. Dadurch sparst Du einerseits Steuern und – was noch viel wichtiger ist – Zeit. Und die brauchst Du als frischgebackener Unternehmer definitiv für andere Dinge.
Gleichzeitig solltest Du – gerade wenn Du ein Einzelunternehmen gründen willst – von der Vorstellung trennen, alles selber machen zu können. Denn das wird zwangsläufig auch immer Dinge miteinschließen, die Dir nicht liegen. Wenn es sich dabei, wie bei den meisten, um steuerliche Belange handelt, kann dies hohe rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Außerdem limitierst Du dadurch automatisch das Wachstumspotential Deines Unternehmens.
Du willst ja schließlich nicht nur gerade so über die Runden kommen, sondern etwas aufbauen, das Bestand hat.
Andreas Eller ist Buchhalter und Administrator im Team der Steuerberatungskanzlei bena-afs in Wien. Aus Erfahrung mit dem österreichischen Steuerdschungel und der Klientenberatung weiß man hier, wie man komplexe Themen verständlich weitergibt.
